De eerste werkdag of werkweek bestaat normaal gesproken uit een kennismaking, een rondleiding, meetings, trainingen en papierwerk. Maar als je bij al deze formaliteiten blijft hangen, dan mis je de kans om een nieuw teamlid echt welkom te heten. Dus hoe geef je nieuwe medewerkers een warm welkom?

Hier volgen enkele tips voor een warm welkom voor nieuwe medewerkers:

Communiceer al voordat de medewerker begint

Hoe meer de nieuwe medewerker al weet over het bedrijf, des te minder spannend zal de eerste dag voor hem of haar zijn. Neem een week of een paar dagen contact op en laat weten hoe ze zich kunnen voorbereiden en wat ze mogen verwachten. Denk bijvoorbeeld aan zaken als:

  • hoe laat wordt de medewerker verwacht op de eerste dag;
  • de werkuren of het rooster;
  • eventuele kledingvoorschriften;
  • belangrijke bedrijfsinformatie;
  • een overzicht van de gebruikte tech-tools (bijvoobeeld Office 365, Google Docs, Slack of Trello).

Maak een welkomstpakket

Stel een welkomstpakket samen om nieuwe medewerkers zich echt welkom te laten voelen. Naast de standaardproducten als een pen, notitieboekje, drinkfles, mok of shirt denk bijvoorbeeld ook aan:

  • een persoonlijk welkomstkaartje;
  • het schema voor de eerste werkweek;
  • de toegangspas of sleutel.

Lunika kan helpen bij het samenstellen van het ultieme welkomstpakket. Neem contact op voor meer informatie.

Geef ze een buddy

Normaal gesproken zorgt de manager voor het onboarding-proces van een nieuw teamlid. Maar een nieuwkomer zal zich veel meer op zijn gemak voelen als een medewerker die al langer binnen het team werkt hem begeleidt. Deze ‘buddy’ kent alle ins en outs en wijst de weg naar de koffieautomaat of helpt wanneer de printer het weer eens niet doet. Veel grote bedrijven werken al met deze opzet omdat ze zich realiseren dat een succesvolle onboarding niet bestaat uit een paar dagen begeleiding, maar een langere periode nodig heeft.

Kondig de nieuwe medewerker intern aan

Niet iedereen is zelfverzekerd genoeg om zich de eerste werkdag uitgebreid aan een groep voor te stellen. Hier kan de manager een grote rol spelen door de nieuwe medewerker op de eerste werkdag kort aan te kondigen via een e-mail, intranet of Slack.

Voor grote en snelgroeiende teams zijn er twee zaken die het introduceren van nieuwe medewerkers lastig maken. Nieuwe medewerkers kunnen moeite hebben met het onthouden van alle namen en gezichten en bestaande medewerkers kunnen alle introducties maar lastig bijhouden. Daarom 3 tips:

  • organiseer een groepsactiviteit of uitje en wijzig daarbij regelmatig van teamsamenstelling bij de verschillende onderdelen. Zo leert iedereen elkaar snel beter kennen;
  • stuur een uitgebreide e-mail naar alle teamleden met een persoonlijke introductie van de nieuwe werknemer. Vergeet daarbij niet om onderwerpen als sporten en hobby’s te benoemen, wat gegarandeerd gespreksstof zal opleveren;
  • organiseer een lunch of diner waarbij regelmatig van plaats gewisseld wordt.

Een duidelijk plan

Na de eerste introducties en een rondleiding door het kantoorpand is het tijd om echt aan de slag te gaan. Neem de tijd voor kennisoverdracht en plan demo’s of andere presentaties in om de medewerker een gevoel te geven hoe er gewerkt wordt. Het beste is ze niet te overladen met informatie, maar zorg er tegelijkertijd ook voor dat ze zich niet af hoeven vragen wat ze moeten doen.

Geef nieuwe medewerkers de eerste week eenvoudige taken en een leeslijst van relevante literatuur over de organisatie of branche. Zo kunnen ze de tijd vullen tussen de taken door en tegelijkertijd kennis opdoen. 

Evalueer

Onboarding is een continu veranderend proces. Als de teams groter worden veranderen de regels. Evalueer daarom regelmatig uw onboarding proces door nieuwe medewerkers te vragen hoe ze de eerste dagen en weken hebben beleefd. Wat vonden ze goed en wat hebben ze gemist? Gebruik deze feedback vervolgens voor het aanpassen van uw onboarding en een nog warmer welkom voor toekomstige werknemers.

Lunika is gespecialiseerd in het ontwerpen, samenstellen en distribueren van welkomstpakketten voor nieuwe medewerkers. Wilt u meer informatie of een vrijblijvende offerte? Neem dan contact met ons op.